Схема документооборота фирмы внешняя и внутренняя. Документооборот на предприятии: правила и принципы. Взаимодействие с внешними СЭД

Достаточно большой пласт централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят (ОРД), предназначенные для использования только внутри организации. Это могут быть приказы руководства касательно внутренней деятельности организации, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т. п.).

На этом этапе в функции канцелярии входит выполнение таких операций, как (рис.3):

подготовка проекта внутреннего документа;

обеспечение согласования документа;

утверждение;

контроль исполнения документа;

подшивка копии в дело.

Рис. 3. Обработка внутренних документов

Проекты.внутренних, документов могут подготавливаться структурными подразделениями организации или секретарями руководства. Технология их дальнейшей обработки совершенно аналогична рассмотренной выше технологии обработки входящих документов.

Регистрационные формы и документы службы делопроизводства

Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов.

Утверждение документов проводится должностным лицом (руководителем) соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым документом для придания документу юридической силы. В утвержденных документах присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения.

Перечень документов, подлежащих утверждению.

· Акты (проверок, ревизий, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.)

· Инструкции (должностные, по технике безопасности и т. д.)

· Отчеты (о производственной деятельности, о командировках и т. д.)

· Перечни (должностей, работников, документов и т. д.)

· Планы (производственные, развития, внедрения новой техники и т. д.)

· Положения (о структурном подразделении, премировании и т. д.)

· Программы (проведения работ, мероприятий, командировок)

· Структура и штатная численность

· Сметы (расходов, использования средств и т. д.)

· Перечень документов, на которых ставится печать

На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами ставятся печать и подпись. Подпись должна быть заверена печатью предприятия.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ, и текст был разборчивым.

· Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.).

· Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов.

· Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).

· Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.).

· Заявки (на оборудование и т. д.).

· Заявление (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.).

· Командировочные и другие служебные удостоверения.

· Лицензии на право ведения какой-либо деятельности.

· Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

· Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).

· Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банк, на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.).

· Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк, на отправку международной корреспонденции).

· Свидетельства об открытии представительств.

· Смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.).

· Совместные документы, подписанные руководителями предприятий.

· Спецификации (изделий, продукции и т. д.).

· Учредительные документы (устав, протокол и т. д.).

· Характеристики.

· Штатные расписания и изменения к ним.

· Перечень документов, не подлежащих регистрации.

В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом рода деятельности предприятия и доведен до секретарей-референтов, или лиц, ведущих журналы регистрации.

· Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

· Графики, наряды, заявки.

· Сводки и информация, присланные для сведения.

· Прейскуранты, прайс-листы.

· Технические условия.

· Нормы и нормативы расходов материалов.

· Поздравительные письма.

· Пригласительные билеты.

· Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).

· Формы статистической отчетности.

· Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой "лично".

· Объяснительные записки.

· Форма журнала регистрации входящих документов

Входящие документы включают корреспонденцию, поступающую от органов законодательной и исполнительной власти, служебную корреспонденцию, письма, заявления и обращения граждан.

Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу и номера дела, в которое подшивается документ.

Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов.

Для контроля исполнения документов в журнале введена графа "Отметка об исполнении". Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе.

Исполнителю документ передается под расписку в графе "Исполнитель".

Журнал ведется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

На крупных предпритиях с большими потоками деловых документов организацию делопроизводства и работу с документами обеспечивает специальное подразделение - канцелярия. В зависимости от хаpактеpа выполняемой работы сотрудников канцелярий делят на две категоpии: специалисты и технические исполнители .

Специалисты - это pефеpенты, методисты, заведующий аpхивом, заведующий экспедицией, pедактоp, коppектоp.
Технические исполнители - это секpетаpь-стеногpафист, делопpоизводитель, экспедитоp, куpьеp.

Основные функции, которые выполняет канцелярия на предприятии следующие:

1). Пpием и pегистpация (учет) документов

2). Распpеделение документов и доставка их исполнителям

3). Офоpмление и отпpавка исходящих документов

4). Стеногpафиpование и печатание документов

5). Контpоль за сpоками исполнения документов

6). Фоpмиpование дел и сдача их в аpхив

7). Организация хpанения и обеспечение использования документов , хpанящихся в аpхиве.

Вопросы для самопроверки.

1. В чем состоит различие централизованного документооборота организации от документооборота структурного подразделения?

2. Как обрабатываются секретарем входящие документы?

3. Как обрабатываются секретарем исходящие документы?

4. Как организован внутренний документооборот в организации?

5. Каков порядок регистрации документов секретарем?

6. Какие функции выполняет канцелярия во взаимодействии с секретарем?

Похожая информация.

Это утвержденные на предприятии Правила, Положения, Инструкции, разного рода Памятки и т.д.

Подготовка документа под названием «Концепция по обеспечению режима безопасности» должна начинаться тогда, когда на предприятии имеются в наличии локальные нормативные документы.

Внутренние документы должны быть подготовлены в соответствии с нормами действующего законодательства, и готовить их должны опытные юристы.

В этой статье мы представим Вам необходимый их Перечень и расскажем об их применении и назначении. Внутренних документов может быть масса, все зависит от направления деятельности организации, включая международное сотрудничество.

Для обеспечения режима безопасности в производственной деятельности применяются внутренние (локальные) нормативные документы, которые исполняются должностными лицами предприятий и всем персоналом по следующим направлениям производственной деятельности:

Правила внутреннего трудового распорядка.

Обязательны для исполнения всеми работниками предприятия без исключения (руководители, ИТР, рабочие);

Положение «О коммерческой тайне».

Распространяется в отношении руководителей и ИТР, являющимися носителями коммерческой тайны;

Положение «Об организации работы складов».

Обязательно для исполнения руководителями предприятий и работниками складов (кладовых), задействованных в учете и движении товарно-материальных ценностей (ТМЦ);

Положение «По охране труда и технике безопасности».

Распространяется на всех руководителей, задействованных в производственном процессе, а также должностных лиц предприятий, обеспечивающих охрану труда и технику безопасности;

Положение «Об отделе ИТ (АСУ)».

Обязательно для исполнения сотрудниками отделов информационных технологий (ИТ) и автоматических систем управления (АСУ);

Положение «О бухгалтерии».

Распространяется на руководителя предприятия, должностных лиц и сотрудников бухгалтерии.

Положение «О договорной работе».

Необходимо для работы инициаторов (исполнителей) заключения договоров и юридического отдела;

Положение «О персональных данных».

В соответствии с требованиями Положения свои функции исполняют руководителя и должностные лица кадровых аппаратов.

Положение «О дисциплине».

Обязательно для исполнения всеми работниками предприятий;

Положение «О пожарной безопасности», схемы эвакуации, соответствующие приказы, расчеты.

Обязательны для исполнения всеми работниками предприятия.

Положение «О приеме и увольнении персонала».

Обязательно для исполнения всеми руководителями и кадровыми службами предприятий.

Должностные Инструкции.

Распространяются на весь персонал предприятий в сфере выполнения функциональных обязанностей.

Положение «О пропускном режиме».

Обязательно для исполнения всеми работниками предприятия.

Инструкция (регламент) «О порядке ввоза и вывоза товарно-материальных ценностей предприятия».

Обязательна для исполнения всеми руководителями и материально ответственными лицами;

Инструкции по работе сотрудников частных охранных предприятий на охраняемом объекте.

Распространяются на всех сотрудников частных охранных предприятий в соответствии с договорными обязательствами. Могут быть совместными.

Инструкция по Перечню специальностей по опасным работам.

Необходима всем руководителям, задействованных в непосредственном производстве, а также персоналу службы кадров и должностным лицам предприятий, отвечающим за охрану труда;

Правила «О санитарном содержании помещений предприятия».

Предназначены для всех работников предприятия.

Памятка действий при возникновении чрезвычайной ситуации.

Распространяется на всех работников предприятия.

Перечень первоочередных документов и имущества, подлежащих эвакуации при возникновении пожаров и в иных чрезвычайных ситуациях.

Перечнем руководствуются все должностные лица предприятий.

Регламенты, Договоры с обслуживающими организациями, Приказы.

Распространятся на отдельных должностных лиц в части касающейся.

Иные внутренние нормативные документы.

Издаются по необходимости для отдельной категории должностных лиц предприятия.

Еще раз подчеркнем, что это не полный Перечень внутренних нормативных документов. Могут быть и такие как Инструкция по клубным картам, Инструкция по сопровождению грузов и т.д.

На предприятии должны быть те нормативные документы, которые необходимы в производственной деятельности.

Все внутренние (локальные) нормативные документы утверждаются руководителями предприятий и доводятся до ответственных должностных лиц под подпись.

Должностные лица предприятий, а также сотрудники, которые задействованы в обеспечении режима безопасности, обязаны знать утвержденные внутренние нормативные документы и руководствоваться ими в своей практической деятельности.

Внутренние документы организации

Понятие “внутренние документы” объединяет все служебные бумаги, предназначенные для внутреннего употребления. Они принадлежит к наименее регламентированному сегменту документооборота.

До недавнего времени определение данного можно было встретить в национальном стандарте ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Согласно ему, внутренними считаются все официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их компании. Однако с введением в действие нового ГОСТа 7.0.8-2013 определение исчезло из нормативно-методической документации.

Внутренние документы играют важную роль в документационном обеспечении управленческих процессов. Они выступают их регуляторами внутренней жизни любого учреждения наравне с законодательными и правовыми актами. Необходимость разработки некоторых внутрифирменных актов диктуется действующим законодательством.

Внутрикорпоративные акты способствуют решению задач в пределах конкретной организации. Существует множество видов подобной документации. Как правило, ее классификация выстраивается по признакам назначения, содержания и порядка согласования официальной бумаги.

Состав перечня внутренних документов организации зависит от многих факторов: ее организационно-правовой формы, формы собственности, степени открытости, целевого назначения, размера и сферы деятельности.

Виды внутренних документов в современном делопроизводстве:

Оформление внутренних документов соответствует схеме создания исходящей документации. Сперва составляется проект, затем его согласовывают с заинтересованными лицами и дорабатывают по сделанным замечаниям и комментариям, оформляют окончательный вариант и утверждают его у руководителя организации. Затем окончательный вариант регистрируют и размножают в количестве экземпляров достаточном для всех исполнителей. Каждую копию заверяют и передают на исполнения в соответствующее структурное подразделения или напрямую ответственному лицу под расписку. Оригинал подшивается в дело.

Этапы оформления внутренних документов:

1. Составление первичного проекта;
2. Согласование;
3. Доработка на базе предложенных замечаний;
4. Повторное согласование;
5. Оформление в соответствии с требованиями законодательства и локальными нормативными актами;
6. Утверждение;
7. Подписание;
8. Регистрация.

Этапы исполнения:

Передача ответственному лицу (исполнителю);
- Исполнение;
- Контроль исполнения;
- Подшивка в дело.

Регистрация внутренних документов

Порядок регистрации внутренних документов определяется исходя из их принадлежности к той или иной категории. Так, например, постановления, указания, решения, распоряжения регистрируют в том же порядке, что и приказы. Официальные бумаги, принадлежащие к другим категориями, чаще всего регистрируют аналогично с исходящей документацией.

Каждому объекту присваивается уникальный регистрационный индекс, состоящий из кода структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера в пределах делопроизводственного года. Регистрация внутренних документов часто происходит децентрализовано по группам в тех структурных подразделениях, где они оформляются. Это может быть бухгалтерская документация, бумаги кадрового отдела или канцелярии.

Каждый локальный акт организации должен быть зарегистрирован в день его подписания или утверждения руководителем.

Формы регистрации внутренних документов

В зависимости от потребностей компании может быть выбрана журнальная, карточная и автоматизированная электронная форма регистрации.

Журнальная

Предпочтительна в случае незначительного объема документооборота, предполагает наличие отдельного журнала для каждой категории локальной документации, удобна когда документальный учет выступает на первое место в связи со спецификой деятельности организации. Занимает значительное время, приводит к дублированию операций, усложняет справочную работу и контроль сроков исполнения.

Карточная

Регистрация производится с помощью регистрационных карточек, форма которых определяется внутри компании и закрепляется в инструкции по делопроизводству. При использовании данного метода в процессе могут участвовать несколько сотрудников, пропадает необходимость повторной регистрации, облегчается систематизация картотеки и справочная работа, упрощается контроль за исполнением.

Учет внутренних документов - важная часть общего учета документации. К его основным целям можно отнести:

Получение информации для расчета численности персонала делопроизводственной службы;
- Выбор технических средств, отвечающих потребностям организации;
- Корректировка загрузки исполнителей и отделов учреждения при работе с документацией;
- Правильно организованный учет позволяет проводить оценку объемов документооборота, с легкостью определять местоположение любого объекта и очередность работы с ним.

Для учета локальной документации используются ее базовые атрибуты, позволяющие однозначно идентифицировать любой объект:

1. Порядковый регистрационный номер;
2. Дата регистрации;
3. Содержание;
4. Подразделение-составитель;
5. Исполнитель;
6. Срок исполнения;
7. Ход исполнения;
8. Номер дела.

Вне зависимости от формы регистрации каждому объекту могут быть присвоены дополнительные атрибуты, например, количество листов или наличие приложений. Отметим, что учет и регистрация должны проводиться в соответствии с утвержденной Инструкцией по делопроизводству и принятой в компании Номенклатурой дел.

Внутренняя опись документов

Она является обязательным документом в процессе учета дел с особо ценной для компании информацией. Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму и заполняется на отдельном листе.

Внутренняя опись дела должна быть подписана составителем. В том случае если дело переплетено или подшито без бланка внутреннее описи, то она приклеивается к внутреннее стороне лицевой обложки дела.

В архиве организации понятие дела и единиц хранения равноценно.

Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно арабскими цифрами и в листе-заверителе дела указываются через знак "+".

Правила заполнения внутренней описи документов дела:

Порядковый номер.

Указывается порядковый номер документа в деле.

Индекс документа.

Индекс документа – это регистрационный номер документа (если такового нет, то во внутренней описи делается пометка б/н).

Дата документа.

В графе проставляется дата регистрации документа или дата подписи документа (если документ не был зарегистрирован).

Заголовок документа.

Заголовок документа включает в себя краткое содержание документа.

Номера листов.

Нужно указать номера листов документа.

Примечание.

В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов дела (изъятие, включение, замена их на копии и т.д.) со ссылками на соответствующие акты.

Итоговая запись.

В конце описи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество документов. Указывается количество листов внутренней описи.

Документы внутреннего контроля

Исключение: ситуация, когда обязанность ведения бухгалтерского учета принял на себя руководитель организации. Например, субъекты малого предпринимательства при организации внутреннего контроля должны исходить из принципа рациональности и при определенных обстоятельствах руководитель такого экономического субъекта может осуществлять функции внутреннего контроля самостоятельно. Аналогичный подход, согласно Информации N ПЗ-11/2013, может применяться некоторыми некоммерческими организациями.

Внутренний контроль в деятельности организации должен:

1. пронизывать всю систему управления, от разработки стратегических планов и постановки тактических задач до контроля над конкретной операцией приобретения, использования и обеспечения сохранности любого ресурса и актива;
2. способствовать реализации управленческих решений, оценивать их законность и эффективность, показывать реальное положение дел в организации, выявлять и минимизировать риски.

Средства внутреннего контроля должны не только оценивать достоверность совершаемых фактов хозяйственной жизни, но и не допускать неправомерные события, процессы, операции и предотвращать отрицательные результаты финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта. Внутренний контроль оценивает достоверность показателей и своевременность представления отчетности. Он предотвращает искажение данных бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Процедуры внутреннего контроля, согласно рекомендациям Минфина России, включают в себя:

Документальное оформление всех сделок и операций;
проверку соответствия первичных учетных документов установленным требованиям и оценку достоверности информации;
санкционирование операций, обеспечивающее подтверждение правомочности их совершения;
сверку данных;
разграничение полномочий, определение прав и обязанностей должностных лиц;
контроль фактического наличия и состояния объектов;
анализ достижения поставленных целей, оценку правильности осуществления сделок и операций;
процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами.

Таким образом, в организации должны быть документы, содержащие утвержденный перечень, описание, характеристику и количественную оценку основных методов и процедур внутреннего контроля.

Важнейшими элементами внутреннего контроля являются обнаружение рисков, анализ степени рисков, принятие управленческих решений, направленных на их устранение, сокращение и минимизацию.

В Информации Минфина N ПЗ-11/2013 сказано, что оценка рисков призвана выявлять те из них, которые могут повлиять на достоверность учета и отчетности.

Специалисты, осуществляющие внутренний контроль, должны убедиться в том, что:

Факты хозяйственной жизни, отраженные в учете, имели место в отчетном периоде и относятся к текущей деятельности организации;
имущество, имущественные права и обязательства организации, отраженные в бухгалтерском учете, фактически существуют;
объекты бухгалтерского учета отражены в правильном стоимостном измерении;
данные бухгалтерского учета корректно и своевременно раскрыты в бухгалтерской отчетности.

Оценить риск возникновения злоупотреблений. Злоупотребления могут быть связаны с любым участком учета и деятельности организации в целом.

Проблема оценки риска возникновения злоупотреблений непосредственно связана с неосмотрительностью и неосторожностью как при ведении бизнеса в целом, так и при выборе контрагентов в частности.

С учетом рекомендаций Минфина России для правильной организации и осуществления внутреннего контроля необходимо разработать и оформить внутренние организационно-распорядительные документы экономического субъекта (приказы, распоряжения, положения, должностные инструкции, регламенты, методики, стандарты). Обязанности и полномочия подразделений и персонала, предусмотренные в этих документах, определяются в зависимости от специфики деятельности экономического субъекта и особенностей его системы управления. Внутренний контроль может проводиться как внутренними службами организации, так и с привлечением внешних консультантов.

Особое внимание стоит обратить на то, что эффективность внутреннего контроля может быть снижена или ограничена по разным причинам, зачастую независящим от организации. Например, изменение законодательства, возникновение новых обстоятельств вне сферы влияния руководства экономического субъекта. А вот превышение должностных полномочий руководством или иным персоналом или возникновение ошибок в процессе принятия решений, при проведении сделок, ведении бухгалтерского учета – это уже внутренние причины и их влияние на организацию контроля можно уменьшить.

В заключение стоит отметить, что систему внутреннего контроля должна создать и использовать в своей деятельности каждая компания. Это инструмент управления организацией, позволяющий максимально эффективно реализовать различные бизнес-процессы. Внутренний контроль должен не только обнаружить недостатки и нарушения в части уже свершившихся фактов хозяйственной жизни, но и предотвратить их появление в будущем. И важно, чтобы он осуществлялся постоянно, без пропусков в течение всего отчетного периода в полном соответствии с утвержденным регламентом.

Внутренний контроль должен стать из одним из важнейших инструментов в принятии решений, достижении стратегических целей организации, сохранности активов, их эффективного использования, соблюдении законодательства и внутренних актов, а также составлении достоверной бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Документы внутреннего распорядка

ПВТР разрабатываются и составляются организацией самостоятельно (исходя из специфики работы) кадровой или юридической службой предприятия и могут являться приложением к коллективному договору. Существует нормативная база, помогающая в разработке ПВТР. Поскольку данный документ относится к организационно-распорядительным - его оформление регламентируется требованиями, установленными ГОСТ Р 6.30-2003.

Обычно, титульный лист к правилам внутреннего распорядка не оформляется. Первый лист правил должен содержать заголовочную часть с изображением логотипа, полного наименования организации (в некоторых случаях допускается указание сокращенного наименования, если оно закреплено в уставе), а также названия документа - заглавными прописными буквами. Если разработанные правила трудового распорядка являются приложением к коллективному договору, то в вверху делается соответствующая отметка.

В правом верхнем углу оформляется гриф утверждения правил. Например, УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Ф.И.О. Дата.

Датой составления правил является, дата их утверждения.

Ещё раз напомним, что ПВТР должны отражать специфику работы организации и обозначить как можно больше типичных ситуаций, возникающих в процессе работы.

Во внутренних правилах запрещено прописывать условия, ухудшающие положение работников.

Разработанный свод правил обязательно должен пройти стадию согласования с другими отделами организации, а также с представителями профсоюзного комитета и только после этого утверждены руководителем.

С утвержденным распорядком необходимо ознакомить всех сотрудников под расписку. Таким образом, ПВТР организации должны быть вывешены на видном месте и доступны для прочтения в любое время.

1. Общие положения - цель правил и их применение, на кого распространяются, в каких случаях пересматриваются и другая общая информация.
2. Порядок приема и увольнения сотрудников - описание процедуры оформления приема и увольнения работников, действия организации при переводе сотрудника на другую работу, условия и продолжительность испытательного срока, перечень необходимых документов.
3. Основные права и обязанности сотрудников (на основании статьи 21 ТК РФ).
4. Основные права и обязанности работодателя (на основании статьи 22 ТК РФ).
5. Рабочее время - время начала и окончания рабочего дня (смены), продолжительность рабочего дня (смены) и рабочей недели, число смен в сутки; перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, если такие имеются; место и сроки выдачи заработной платы.
6. Время отдыха - время обеденного перерыва и его продолжительность; специальные перерывы для определенных категорий работников (например, грузчиков, дворников, строителей, работающих в холодное время года на открытом воздухе), а также перечень работ, на которых они заняты; выходные дни (если организация работает по пятидневной рабочей неделе, то в правилах следует указать, какой день, кроме воскресенья, будет выходным); продолжительность и основания предоставления дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков.
7. Поощрения сотрудников - порядок применения мер морального и материального поощрения.
8. Ответственность сотрудников за нарушение дисциплины - описание порядка применения мер дисциплинарной ответственности, снятия дисциплинарных взысканий, виды взысканий и конкретные нарушения трудовой дисциплины, которые могут повлечь за собой наказание.
9. Заключительные положения - включает в себя пункты об обязательном исполнении правил и порядке рассмотрения споров по поводу трудовых отношений.

ПВТР могут также включать и другие разделы, например "Конфиденциальная информация", "Пропускной и внутриобъектный режим".

Внутренние и внешние документы

А) распорядительные, в которых содержатся распоряжения об осуществлении той или иной хозяйственной операции; они не являются основанием для записи операций в учете, поскольку нет подтверждения о том, что такая сделка состоялась. К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, поручения и др.;
б) исполнительные или оправдательные, подтверждающие факты выполнения операций. Они первым этапом учетной регистрации. К ним относятся приходные и расходные ордера, счета-фактуры, квитанции, свидетельствующие о принятии ценностей, акты о выполненных работах и др.;
в) документы бухгалтерского оформления, к которым относятся распорядительные сведения, различные справки, расчеты и т.д. (например, расчет суммы на заготовку и приобретение материальных ценностей);
г) комбинированные - с одноразовыми признаками распорядительных, исполнительных документов бухгалтерского оформления в данной хозяйственной операции и одновременно указание об отражении ее на счетах бухгалтерского учета. К таким документам относятся Авансовые отчеты, Прибыльные и Расходные кассовые ордера, требования на отпуск материалов со склада.

По месту составления документы делятся на внешние и внутренние.

Внешними документами называются те, которые поступают от других предприятий, организаций, то есть состоят вне данного предприятия. К ним относятся выписки банка, счета поставщиков и др.

Внутренние документы - это документы, составленные (выписанные) на данном предприятии, в организации.

Документы по объему отображаемых операций делятся на первичные и сводные.

Первичные - это такие документы, впервые выполняют регистрацию хозяйственной операции в момент ее совершения или безотлагательно после осуществления. К ним относятся акты приемки и выбытия основных средств, накладные, квитанции и т. Сводные документы составляются на основании первичных. К ним относятся различные отчеты, расчетно-платежные ведомости и др.

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы используются только для одноразового оформления и отражения операций. К ним относятся Прибыльные и Расходные кассовые ордера, требования для получения материальных ценностей со склада и др.

Накопительные документы используются для многократного оформления и регистрации операций в течение определенного времени (недели, декады, месяца). Например, лимитно-заборные карты, с помощью которых оформляется отпуск материалов на производство (выполнение работ). Такие документы сокращают количество первичной документации.

По степени использования средств документы делятся на заполняемые вручную и механизированным.

Первичные документы подлежат обязательной проверке работниками, которые ведут бухгалтерский учет по форме и содержанию, то есть проверяются наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству, логическое увязки отдельных показателей.

Бухгалтерские документы используются для передачи распоряжений от распорядителя исполнителю, то есть для управления хозяйственной деятельностью предприятия.

Документация выполняет роль импульса, дает начало движения учетной информации. Она обеспечивает бухгалтерском учете сплошное и непрерывное отражение хозяйственной деятельности предприятия. С помощью документации контролируется правильность осуществления операций, ведется текущий анализ проделанной работы. Таким образом, документация осуществляет контрольно-аналитические функции.

Учет внутренних документов

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.

Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.

При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:

№ 26-р – в распоряжениях;
№ 26-лс – в приказах по личному составу;
№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.

Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).

Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ № 477, регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.

Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация.

Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:

Поступающую корреспонденцию (входящие документы);
исходящие документы;
внутренние служебные записки;
приказы по основной деятельности;
кадровые приказы;
распоряжения;
протоколы совета директоров;
протоколы планерок (оперативок) и т.п.

Регистрация ведется в пределах календарного года. Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов (приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т.п.) обнуляется. Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации.

Полнота отражения информации о документе при регистрации. При внесении регистрационных данных в журнал (базу) данных указывается вся информация, имеющаяся на документе: индекс, дата, ссылка на номер и дату запроса, наименование адресата/корреспондента, а также максимально подробно излагается его содержание. Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами (например, способ отправки). Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству.

Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления (создания) документа. Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи специализированной программы электронного документооборота.

Внутренние регламентирующие документы

Ваша задача - сделать так, чтобы асфальт треснул.

Чтобы создать такой документ, требуется, чтобы он являл собой нечто среднее между текстом закона и текстом одного из писем Чичваркина.

Для начала изучите все доступные стандарты документооборота, ГОСТы на оформление документации, требования к оформлению инструкций.

После того, как вы убедились, что все требования вам известны, можете игнорировать любые из них, т.к. они не обязательны к исполнению, если только вы не решили получать сертификат соответствия стандарту.

Следом за этим необходимо изучить текущее состояние системы. Иметь понимание, как следование новому стандарту улучшит это состояние.

Т.к. документ, как правило, описывает процесс - в процессе должны быть прописаны требования внутреннего клиента. Разумеется, с этим самым внутренним клиентом этот регламент тоже должен быть согласован еще на этапе разработки.

Садясь за написание очередного регламентирующего документа вы должны иметь настрой составить лучший регламентирующий документ в истории человечества.

Документ должен иметь такой кумулятивный заряд, чтобы пройти следующие слои брони инерции системы:

1. Документ должен быть прочтен.

Каждый сотрудник должен прочесть ваш документ, а не просто расписаться в ознакомлении. Для этого документ должен быть кратким, он должен быть оформлен красиво и не скучно, а не как кусок бюрократии, а также не иметь в себе ненужных частей, которые должны быть только ради приличия.

Старые бюрократы над этим никогда не заморачиваются. Они просто успокаиваются на том, что их документ обязаны прочесть те, кто обязан это сделать. А если сотрудники просто распишутся в ознакомлении, то они просто легкомысленные, несерьезные сотрудники, и сами же виноваты в том, что не прочли то, что следует. Нарушат регламентирующий документ - ответят, т.к. вот она - подпись в ознакомлении!

Самое неэффективное, что может быть, если целями являются внедрение нового / измененного процесса - это ознакомление под подпись. Если ознакомление начинается и заканчивается подписью в листе ознакомления - это работа "для галочки" обычных дилетантов, которые скинули всю ответственность на исполнителей, не особо озадачиваясь результатами и эффективностью своих требований.

2. Документ должен быть понят.

Представьте, что вы объясняете текст документа одному из сотрудников лично. Вот так и пишите! А не квадратно-гнездовым канцеляритом!

Старые бюрократы над этим никогда не заморачиваются. Они просто пишут что-то в роде: "Организация должна в тех случаях, когда используется мониторинг и измерения для получения свидетельств соответствия продукции и услуг заданным требованиям, определять ресурсы, необходимые для гарантии пригодности и достоверности данных".

Вот почему службы СМК все ненавидят - напишут умную бумагу, а потом возбухают, что ее все игнорируют. Да одно только прочтение подобного документа - это само по себе работа!

А когда им указывают на то, что документ написан непонятно, они предлагают поднять вопрос о квалификации сотрудников, для которых предназначается документ.

В инструкции и даже в стандарте можно писать примеры, можно писать аргументы, можно писать, что угодно, чтобы упростить сотрудникам понимание смысла, который вы пытаетесь до них донести!

Иной раз прочтешь пункт инструкции и задаешь вопрос автору:

А что этот пункт НА САМОМ ДЕЛЕ значит?

Не главное, как вы написали документ, главное - как он будет понят!

Каким бы понятным документ ни был написан, после утверждения документ все равно должен быть разъяснен. а) через обучение; б) через поэтапное внедрение с анализом возникающих проблем и изменением регламента в случае необходимости.

3. Документ должен быть запомнен.

Для этого нужно донести до сотрудника важность и актуальность решаемой проблемы. Можно описать текущее состояние или решаемую проблему (лучше вынести это в сопроводительное письмо) и снабдить это максимальным количеством боли.

Кроме этого, следует делать текст эмоционально окрашенным там, где это уместно. Допускается наличие таких речевых оборотов как "НИ В КОЕМ СЛУЧАЕ не говорить Клиенту о том, что..". Поощряется наличие конкретных примеров, понятных и сленговых речевых оборотов, нарративной речи. Не стесняйтесь быть образным. Человеческое сознание лучше всего запоминает образы и тексты, которые похожи на рассказ истории.

Но перебарщивать с этим не стоит, поэтому слова типа "ответить грамотно" лучше заменить на "ответить корректно".

4. Документ должен исполняться.

Для этого я использовал такой прием как описание того, что бывает при нарушении того или иного пункта. Описываю требование. Под ним пишу "Если это не исполняется, то происходит следующее: *описывается болезненная и правдивая картина полного провала* " Не стесняйтесь аргументировать свои требования. Требование, под ним сразу причина его выдвижения.

Старые бюрократы никогда не заморачиваются над этим. Они просто озвучивают требование. Они думают, что каждый человек может исполнять что-то только под угрозой каких-то санкций, а не из соображений внутренней мотивации (приличия, например). И добиваются исполнения документа тонной контроля, микро менеджмента, штрафов и прочих проявлений внешней мотивации. А всё это - муда, конечно же. Ну или просто констатируют, что сотрудники организации очень безответственные и слабоумные.

Большинство сотрудников будут выполнять ваши требования если просто будут понимать, зачем это нужно. Большинство сотрудников будут игнорировать ваши требования даже под угрозой каких-то наказаний если не будут понимать, зачем это нужно.

Повышать внутреннюю мотивацию людей соблюдать требования системы можно разными способами. Я доходил даже до оскорблений "Если вы не исполняете данное требование, то специалистом вас назвать нельзя" и угроз "нарушение данной инструкции карается с особенной злобой" внутри регламентирующих документов.

5. Все должны жить по вашему документу. Если процесс меняется - первой же мыслью сотрудников должно быть "Нужно внести правки в регламент".

Для этого постарайтесь вовлечь каждого в создание данного документа. Если человек сам написал регламентирующий документ, если он активно участвовал в его согласовании, то он с большим вниманием будет к нему относиться. Заставьте каждого озвучить свои дополнения.

У сотрудников не будет потом возможности после утверждения документа сказать, что написана какая-то чушь, которую выполнить невозможно. Они эту чушь сами же написали и согласовывали. Во-вторых, лишняя голова при определении требований позволит посмотреть на требования еще с одной стороны, которую мы могли не учесть. У владельцев процесса может быть более детальное видение текущего состояния системы.

Чем больше мы времени потратим на разработку и согласование документа, тем меньше времени нам потребуется для его внедрения, превращения требований в жизнь.

Всегда используйте понятие тестового периода, когда не просто кто-то будет контролировать исполнение требований, а может в течении этого периода оперативно решать все проблемы, отвечать на возникающие вопросы, быть в курсе хода внедрения требований от начала до конца всего процесса.

И не забывайте, что ваш документ должен быть системным и иметь правильную структуру. Иметь правильно настроенные входы-выходы, ссылки на другие регламенты, правильно указанные должности, отсутствие орфографических ошибок и приятный дизайн. Массу полезных примеров вы можете узнать из ГОСТов и стандартов по документообороту, которые я порекомендовал вам прочесть в начале этой заметки.

Так можно добиться того, что документ будет "живым". Писать мертворожденные бумаги, которые никто никогда не читает и не руководствуется ими - может кто угодно.

Пример сопроводительного письма, которым я снабдил запущенный на согласование по внутрикорпоративной почте стандарт организации "Управление качеством продукции":

Уважаемые коллеги!

Прошу отнестись к данному стандарту как к самому важному документу в организации. Это – сердцевина, основа основ, вокруг которой крутится всё.

Сейчас стандарт не совершенен. Он больше напоминает скелет, но в дальнейшем он будет обрастать плотью, становиться все более подробным и системным.

Я хочу, чтобы каждый из вас внес свою лепту в написание данного стандарта. Напишите мне свои дополнения и замечания так же въедливо и подробно как я рецензирую документы каждого из вас, которые попадают мне на согласование.

Самое плохое, что вы можете сделать – это проигнорировать процесс рождения данного документа. Сейчас как раз самое время высказать все опасения и договориться обо всем. Когда стандарт будет утвержден, я уже не дам вам уклоняться от его исполнения.

Сейчас я наблюдаю ситуацию, как мы строим очень быстро, но строим на песке. А нужно – на фундаменте! Данный стандарт – это фундамент, который я пытаюсь подложить под нашу с вами деятельность. Мы строим дом с одной стороны, а та его часть, которая была построена чуть раньше – рассыпается. Поэтому вам следует отказаться от мысли, что строительство фундамента – это пустая трата времени. Да, его не видно, т.к. он под землей, но он необходим.

Прошу вычитывать и участвовать в составлении данного стандарта с мыслью, что вам потом по нему жить. И ни в коем случае нельзя самоустраняться от данного процесса. Глупо оставаться на перроне, когда поезд наших улучшений вагон за вагоном едет вперед. Вы можете не успеть запрыгнуть в последний вагон.

Не следует думать, что жить по данному стандарту невозможно – я отлично администрирую базу данных отдела разработок в части своих проектов и полностью отработал описанные методы на себе. Теперь я пытаюсь масштабировать свой результат на всю компанию.

На данный момент стандарт написан не так «как есть», а так «как должно быть». Например, у нас пока еще нет ни одной полноценной инструкции по изготовлению изделия. Давайте сейчас обрисуем для себя картину идеального состояния, и все будем четко понимать, к какому состоянию системы мы все стремимся в итоге прийти.

Перечень внутренних документов

Впрочем, кому нужен конкретный перечень именно для своей организации, то наши трудовые юристы в Рязани составят для вашей организации требуемый комплект документов.

Внутрикорпоративные документы:

Решения (протоколы) о утверждении внутренних документов;
Решение (протокол о назначении единоличного органа управления (директора, президента, главы, председателя и проч.).

Здесь мы не указали протоколы (решения) нужные при создании и регистрации организации, потому как предполагается что они уже есть, коли организация работает.

Опционально можно еще предусмотреть положение о порядке созыва высшего органа управления (собрания учредителей, акционеров, членов, пайщиков и т.д. с соответствующими протоколами об их утверждении.

Положение о направлении информации, тоже утвержденное высшим органом управления.

Бухгалтерские внутренние документы:

Положение об учетной политике (сей документ как правило разрабатывают сами бухгалтера, сообразуясь с дальнейшей работой вверенной компании);
Опционально может быть еще положение о распределении прибыли, дивидентов, формировании фондов – резервного, капитального и прочих.

Перечень внутренних трудовых (кадровых) документов:

Штатное расписание (можно взять типовую форму Т3);
Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК);
Положение об оплате труда (гл. 21 ТК РФ);
Перечень нормативных актов по труду (ст. 212 ТК РФ);
Комплект правовых актов по труду в соответствии со спецификой деятельности (ст. 212 ТК);
Трудовые договора (ст. 57 ТК РФ), включая трудовой договор с директором (примечание: раньше если учредитель ООО и директор совпадали в одном лице, то трудовой договор не требовали, поскольку нельзя самому с собой подписать договор, о том кстати было немало разъяснений и Минтруда, и Минфина, однако сейчас государственная бюрократическая мысль движется по тому пути, что все таки когда учредитель и директор совпадают, то договор все равно должен быть);
Перечень профессий и видов работ, для которых должны быть разработаны инструкции по охране труда (ст. ст. 211, 221, 223, 225, 226, 228 ТК РФ);
Перечень инструкций по охране труда (постановление 1/29);
Документы, подтверждающие страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ст. 212 ТК РФ).

Программы (ст. 225 ТК):

Программа вводного инструктажа;
программа первичного инструктажа на рабочем месте.

Инструкции:

Должностные инструкции на директора и сотрудников (ст. ст. 211, 221, 223, 225, 226, 228 ТК РФ);
инструкция по охране труда;
инструкция по пожарной безопасности.

Журналы:

Журнал регистрации вводного инструктажа (ст. 225 ТК);
журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (225 ТК);
журнал учета несчастных случаев на производстве (ст. ст. ст.228 - 231 ТК РФ);
журнал учета инструкций по охране труда для работников постановление 1/29);
журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников (постановление 1/29).

Книги (постановление Минтруда РФ N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»):

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Локальные приказы и постановления учредителей по труду и охране труда:

Приказ о разработке (утверждении) перечня профессий и видов работ, для которых должны быть разработаны инструкции по охране труда;
приказ о назначении ответственного за инструктаж по охране труда и ведение журналов инструктажей* (* можно объединить);
приказ об утверждении ежегодного графика отпусков;
приказ о назначении ответственного за ведение и учет трудовых книжек;
решение (протокол) об утверждении программы вводного инструктажа;
решение об утверждении программы первичного инструктажа на рабочем месте;
решение об утверждении инструкций по охране труда для сотрудников (можно объединить).

Опционально (эти внутренние документы организации могут быть, а могут и не быть в зависимости от конкретной специфики и(или) желания, но все равно мы посчитали нужным дополнить ими свой перечень):

Журнал проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей опционально (п.8 ст. 16 ФЗ N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», Приказ Министерства экономического развития РФ N 141 «О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»;
Положение о персональных данных (п. 8 ст. 86, ст. 88 ТК);
Инструкция по работе на ПК (если работа на ПК занимает более 50% рабочего времени);
Программа обучения по охране труда (опционально при создании комиссии по обучению по ОТ);
Приказ о создании комиссии по проверке знаний по охране труда;
Инструкция обучения по охране труда;
Протоколы проверки знаний по охране труда;
Журнал проверки знаний по охране труда.

Как видите ничего такого экстраординарного. При должной усидчивости и минимальных навыках работы на ПК вы вполне можете составить требуемый перечень внутренних документов своей организации.

Впрочем, в соответствии со статьей 309.2 Трудового кодекса организации, подпадающие под категорию микропредприятий могут использовать типовую форму трудового договора, заключаемого между работником и работодателем - субъектом малого предпринимательства, который относится к микропредприятиям, утвержденную Постановлением Правительства РФ № 858. Критерии отнесения к микропредприятиям установлены статьей 4 Федерального закона № 209 – ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» и принятым в соответствии с этим законом Постановлением Правительства РФ № 265 «О предельных значениях дохода, полученного от осуществления предпринимательской деятельности, для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства».

В случае использования микропредприятием типового трудового договора такие внутренние документы организации как правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и ряд прочих локальных трудовых (кадровых) документов, входящих в обязательный перечень, могут не составляться.

Оформление внутренних документов

Входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;
исходящие (отправляемые) документы;
внутренние документы.

Входящий документ (поступающий документ) - документ, поступивший в учреждение.

Исходящий документ (отправляемый документ) - официальный документ, отправляемый из учреждения.

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

Прием и первичную обработку документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрацию;
передачу на исполнение.

Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших - секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, - экспедиции.

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

Проверка правильности доставки документов;
проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;
фиксация факта получения документов;
подготовка их к исполнению;
передача документов исполнителям.

Исходящие - документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

Обработка исходящих документов включает:

Составление чернового документа;
подготовку проекта документа;
его согласование (визирование);
удостоверение документа;
отправку документа.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.

Каждый работник службы ДОУ должен знать» что исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.

Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются:

Проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;
проверка наличия удостоверяющих реквизитов;
проставление исходящего регистрационного индекса;
обработка документа для отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции включает:

Сортировку;
вложение в конверты;
адресование;
сдачу в отделение связи.

Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:

Правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);
наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения - входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

Проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;
протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:

Фельдъегерской или курьерской связью;
секретарями;
с помощью технических средств.

Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.

В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.

Регистрация внутренних документов

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Следовательно, регистрация преследует три цели:

Учет документов;
контроль за их исполнением;
справочная работа по документам.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:

Письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
все рекламные письма;
поздравительные письма и телеграммы;
приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
печатные издания (книги, брошюры, журналы);
пакеты с пометой «лично»;
копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
информационные материалы и т.д.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрационный номер (индекс) документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Существуют три формы регистрации документов:

Журнальная;
карточная;
автоматизированная.

Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации - это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.

Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, - специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:

Дата получения;
входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;
дата документа, присвоенная ему учреждением-автором;
регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;
заголовок (о чем документ);
резолюция;
срок исполнения полученного документа;
исполнитель (кто будет работать с полученным документом);
ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
N& дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

Такая карточка может конструироваться на формате А5 (148x210) или А6 (105x148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу.

Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в которую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе.

При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить. Например, добавить:

Вид документа;
географическое местонахождение автора документа;
автор резолюции;
название структурного подразделения;
количество листов в документе;
количество листов приложений;
связанные документы.

Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки, но имеет и свои особенности.

Форма электронной регистрационной карточки, как правило, содержит как данные (поля), заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), данные (поля), которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и данные (поля), которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

С помощью раскрывающихся списков, как правило, заполняются данные (поля):

Вид документа - так как количество видов документов ограниченно;
автор резолюции - список руководящих лиц организации;
структурное подразделение - список структурных подразделений;
исполнители - как правило, это поле состоит из двух частей - названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя;
№ дела - связан с номенклатурой дел организации;
связанные документы - эти данные устанавливают связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

С помощью пополняемого списка заполняются данные (поле) «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. Указываются:

Название подразделения, подготовившего документ,
исходящий номер документа;
дата документа;
адресат, т.е. название организации, куда отправляется документ;
краткое содержание документа;
фамилия исполнителя, подготовившего документ;
контрольная дата ожидаемого ответа;
ссылка на входящий документ, если документ является ответом;
номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).

Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например количество листов» наличие приложений» номер бланка, порядок отправки и т.д.

Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.

Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д.

Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.

При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:

Порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;
дата документа (регистрации);
краткое содержание;
подразделение, подготовившее документ;
исполнитель;
срок исполнения;
отметка об исполнении (ход исполнения);
номер дела, куда подшит документ.

Как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации могут быть добавлены другие данные: количество листов, наличие приложений и т.д.

Каждый вид документа (приказы, распоряжения, договоры, докладные записки) регистрируется и нумеруется самостоятельно. Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ. К номеру могут быть добавлены буквы. Например, к приказу по личному составу - «лс», т. е. личный состав, или «к» - кадры, к номеру распоряжения-буква «р»-распоряжение и т.д.

Постановка рациональной системы регистрации документов позволяет службе делопроизводства владеть информацией о всех документах организации и выполнять квалифицированно такие важные задачи, как информационно-справочная работа и контроль за исполнением документов.

Внутренняя проверка документов

Задачи проверки обычно формулируются в приказе (распоряжении) руководителя предприятия (организации, учреждения). Для проверки состояния делопроизводства в составе комиссии, как правило, формируется подкомиссия с соответствующими полномочиями.

Основные задачи подкомиссии заключаются в следующем:

1) проверка наличия локальных нормативных актов, регламентирующих организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), их соответствия требованиям нормативно-правовых актов в области делопроизводства;
2) обеспеченность делопроизводства основными видами ресурсов, их соответствие потребностям предприятия (организации, учреждения) в документированной информации;
3) состояние работы по управлению документами, образующимися в деятельности предприятия (организации, учреждения), а также по ее документированию;
4) выявление недостатков в функционировании системы делопроизводства предприятия (организации, учреждения), установление их причин, выработка предложений, направленных на совершенствование системы делопроизводства (с отражением вышеперечисленного в акте проверки).

Рассмотрим, как решаются эти задачи в ходе проверочных мероприятий.

Проверка наличия локальных нормативных актов

Положение о структурном подразделении, осуществляющем полномочия по организации делопроизводства;
- инструкция по делопроизводству;
- должностные инструкции работников уполномоченного подразделения. Перечисленные ЛНА образуют организационно-правовую основу для надлежащего функционирования корпоративной системы делопроизводства.

В дополнение к ним предприятием (организацией, учреждением) могут разрабатываться:

Положения о подразделениях в составе уполномоченного структурного подразделения: группе обработки документов, группе технической подготовки документов, группе оперативного хранения документов, группе архивного хранения документов и т.д.;
- инструкции для работников, ответственных за делопроизводство в других структурных подразделениях.

При проверке ЛНА также устанавливается, насколько они соответствуют требованиям нормативно-правовых (нормативно-методических, нормативно-технических) актов в области делопроизводства.

В частности, при проверке инструкции по делопроизводству устанавливается соответствие ее структуры и содержания Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива N 76.

При проверке должностных инструкций устанавливается соответствие их содержания квалификационным характеристикам. Кроме того, обращается внимание на соответствие оформления ЛНА ГОСТу Р6.30-2003.

По результатам проверки делается вывод о наличии (частичном наличии или полном отсутствии) ЛНА, регламентирующего организацию делопроизводства предприятия (организации, учреждения), а также о его соответствии либо частичном (полном) несоответствии нормативным правовым актам в области делопроизводства.

При проверке обеспеченности делопроизводства основными видами ресурсов, их соответствия потребностям предприятия (организации, учреждения) в документированной информации основное внимание обращается:

На укомплектованность уполномоченного структурного подразделения персоналом требуемой численности и квалификации;
- наличие и состояние помещений для размещения уполномоченного структурного подразделения и соответствующих участков работы;
- наличие и оснащенность рабочих мест персонала уполномоченного структурного подразделения, их соответствие требованиям охраны труда;
- наличие и исправность средств организационно-технического обеспечения деятельности уполномоченного структурного подразделения: обработки документированной информации, хранения, коммуникации и связи и т.п.;
- регулярность поступления денежных средств на обеспечение функционирования уполномоченного структурного подразделения, их достаточность для надлежащего выполнения задач по удовлетворению потребностей предприятия (организации, учреждения) в документированной информации.

По результатам проверки делается вывод об обеспеченности (частичной или полной необеспеченности) перечисленными видами ресурсов, их соответствии (частичном либо полном несоответствии) потребностям предприятия (организации) в документированной информации.

При проверке состояния работы по управлению документами, образующимися в деятельности предприятия (организации, учреждения), а также по ее документированию оценивается прежде всего соответствие фактических показателей работы плановым.

В частности, определяется объем документооборота предприятия (организации, учреждения): в целом и по основным информационным потокам (входящие, исходящие и внутренние документы), а также по видам документов (бумажные и электронные), в т.ч. относительно аналогичных показателей предшествующих лет.

Оценивается также эффективность применения автоматизированных средств обработки документированной информации.

Особое внимание обращается на обеспечение сохранности документов в процессе обращения: объем мероприятий по розыску и восстановлению их нормального физико-химического состояния, количество необнаруженных (утраченных) документов за проверяемый период и в сравнении с аналогичными показателями предшествующих лет. Проверяются также данные о результатах контроля исполнения документов, в частности число случаев их ненадлежащего исполнения: несоблюдение сроков исполнения, оформление документов с нарушением установленных требований, несоответствие исполненного документа резолюции и т.п. По результатам проверки делается вывод о степени эффективности делопроизводства - в целом и по функциональным компонентам (управление документами и документирование).

Внутренние трудовые документы

Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»).

Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:

Организация труда работников;
- заключение трудового договора и прием на работу;
- перевод на другую работу;
- предоставление работникам отпусков;
- поощрение работников;
- наложение на работников дисциплинарных взысканий;
- аттестация работников;
- ведение штатного расписания;
- учет использования рабочего времени;
- привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
- оформление служебных командировок;
- прекращение трудового договора и увольнение с работы.

Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом).

Организация труда работников осуществляется путем принятия (утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом) локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр., принимаются при необходимости.

Коллективный договор (соглашение) носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон (гл. 7 ТК РФ). Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний. Обязанность работодателя вести личные дела распространяется на служащих государственных организаций в соответствии с Федеральным законом № ФЗ-79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Для удобства можно порекомендовать все же формировать личные дела либо личные папки, а порядок их формирования закрепить в локальном нормативном акте организации, утвержденном руководителем.

В личное дело (личную папку) работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей - для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.п.) и впоследствии все основные документы, создаваемые в период трудовой деятельности работника, которые характеризуют его трудовую деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об увольнении, характеристики, документы о повышении квалификации, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и др.).

Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда:

Инструкции по охране труда по профессиям;
- журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями);
- журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие.

Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии.

В соответствии с подп. «а» ч. 1 ст. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов. Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения (ст. 3.12. КоАП).

Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 30000 до 50000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно - влечет дисквалификацию должностного лица (ст. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23 КоАП).

Перечень кадровых документов, обязательных для организации:

Документооборот внутренних документов

От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц.

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:

Прием входящих документов;
предварительное рассмотрение (разметка секретарем);
регистрация документов;
доклад руководителю о полученных документах;
принятие решения руководителем;
направление документов на исполнение;
контроль исполнения документов;
исполнение документов;
формирование документов в дела;
использование документов в справочно-информационной работе;
определение сроков хранения документов (передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов).

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три основных группы документов: входящие документы (поступающие), исходящие документы (отправляемые), внутренние документы.

Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов. Многие предприятия не ведут регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и только, как исключение, исходящие.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, не передаются на архивное хранение.

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем–референтом.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

Первичную обработку;
предварительное рассмотрение, разметку;
регистрацию;
рассмотрение документов руководством;
направление на исполнение;
контроль исполнения;
исполнение документов;
подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем проверяется правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним.

При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание»:

Нельзя вскрывать конверты с надписью «лично».
Составьте акт, если текст документа поврежден или отсутствуют приложения.
Отправьте один экземпляр акта вместе с полученными документами адресату.
Перешлите по нужному адресу ошибочно доставленную корреспонденцию.
Заказные письма принимаются под расписку.
Проставьте время получения на документе, который имеет надпись «срочно».

Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется входящий номер, дата поступления документа в организацию.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководителю, в подборе дополнительных материалов: предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т. д. Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю предприятия.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные структурному подразделению или конкретно работнику фирмы.

Руководитель предприятия рассматривает входящий документ и с резолюцией, отражающей его решение и реальные сроки исполнения, направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем.

Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляется руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).

Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением входящего документа.

Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.

Отправляемые из фирмы документы называются исходящими документами. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

Составление проекта исходящего документа;
согласование проекта документа;
проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
регистрация документа;
проверка правильности адресования;
отправка документа адресату;
подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется и оформляется исполнителем, а секретарь проверяет правильность его оформления.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

Подготовленный проект исходящего документа передается на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть переданы другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, контракты, акты, нормативные документы и т.д.).

Руководитель может внести какие-либо изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется секретарем. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

Индекс документа, включающий номер дела;
дата документа;
адресат;
краткое содержание или заголовок;
отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
исполнитель;
примечание.

Зарегистрированный документ отправляется в тот же день адресату. При отправке документа необходимо сверить адрес получателя на письме и на конверте.

Копийный экземпляр отправляемого документа и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской:

Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день.
Телеграммы отправляются немедленно.
Исходящие документы печатаются в двух экземплярах.
Если документ подлежит возврату, поставьте штамп или сделайте пометку «Подлежит возврату» и отметьте в регистрационной картотеке или журнале.

Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.

Внутренние документы – это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации (учреждения), в соответствии с внутренними правилами разработки документов.

К внутренним документам относятся: заявления, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки и т. п.

Работа с внутренними документами осуществляется следующим образом:

1) составление проекта документа исполнителем;
2) проверка правильности оформления проекта документа;
3) подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях);
4) регистрация документа;
5) передача документа исполнителю;
6) исполнение документа;
7) контроль исполнения документа;
8) подшивка исполненного документа в дело.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами является: использование в справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности документов). В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе службы делопроизводства более трех лет или могут быть переданы в архив, или уничтожены.

Регистрация документов. Это фиксация факта создания документа или его получения, путем присвоения документу регистрационного номера (индекса) и записи сведений о нем в регистрационный журнал.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля:

Дать качественные и количественные характеристики документов;
подтвердить факт получения или отправки документа;
создать регистрационно-справочный аппарат, который можно использовать в информационных целях;
вести контроль исполнения документа.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном предприятии только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы – в день подписания.

Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации документов, т. е. при осуществлении все регистрационных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения, т. е. в структурных подразделениях.

С учетом специфики предприятия может использоваться смешанная система регистрации документов, когда часть документов регистрируется централизованно, а часть документов – децентрализованно, в структурных подразделениях.

На небольших предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.

При регистрации документов на предприятии должны соблюдаться следующие правила:

Каждый документ регистрируется только один раз;
все документы регистрируются только в одном месте;
все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии.

При регистрации все документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

Входящие документы;
исходящие документы;
внутренние документы;
коммерческие контракты;
документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»).

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов) документам.

Существуют три основных вида регистрации документов:

1) карточная система регистрации документа;
2) журнальная система регистрации документа;
3) компьютерная система регистрации документа.

Хранение внутренних документов

Штатные расписания организации и изменения к ним по месту разработки и утверждения имеют постоянный срок хранения (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов).

Правила внутреннего трудового распорядка должны храниться в организации в течение одного года после замены новыми (ст. 773 Перечня типовых управленческих архивных документов).

На основании ст. 411 Перечня типовых управленческих архивных документов положения об оплате труда и премировании работников подлежат постоянному хранению по месту их разработки и утверждения.

Документы (перечень сведений, положения и др.) по установлению режима коммерческой тайны в организации имеют постоянный срок хранения (ст. 62 Перечня типовых управленческих архивных документов).

Несмотря на то, что сроки хранения локальных нормативных актов и приказов, их утвердивших, зачастую отличаются, локальный нормативный акт становится частью приказа, его приложением, и сроки хранения в этом случае будут зависеть от сроков хранения локального акта или приказа (в зависимости от того, какой срок боле длительный).

С момента утверждения новой редакции должностной инструкции, старая утрачивает силу. Срок хранения недействующих редакций должностных инструкций – 3 года (п.77 раздела 2 Перечня типовых управленческих архивных документов).

Изменения в сроки хранения документов по личному составу, которые внесла статья 22.1 Закона № 125-ФЗ, касаются только документов, срок хранения которых ранее составлял 75 лет. При этом законодатели допустили недоработку, поскольку формально добились увеличения сроков хранения для всех групп документов по личному составу. А именно для тех, по которым предусмотрен срок хранения пять лет согласно пунктам 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России № 558. В настоящее время готовится законопроект, который внесет изменения в Закон № 125-ФЗ и устранит возникшую недоработку. Как разъясняют специалисты Роструда, до принятия этих изменений следует применять сложившуюся систему определения сроков хранения документов согласно перечню, утвержденному приказом Минкультуры России № 558, во избежание каких-либо недоразумений и штрафов и не выделять к уничтожению документы по личному составу.

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России № 558).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу, а также заявления сотрудников, если они хранятся в их личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Такой порядок предусмотрен в статье 22.1 Закона № 125-ФЗ.

Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах, достаточно хранить только пять лет.

Такой вывод следует из пунктов 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России № 558.

Внимание: изменения в сроки хранения документов по личному составу, которые внесла статья 22.1 Закона № 125-ФЗ, касаются только документов, срок хранения которых ранее составлял 75 лет. При этом законодатели допустили недоработку, поскольку формально добились увеличения сроков хранения для всех групп документов по личному составу. А именно для тех, по которым предусмотрен срок хранения пять лет согласно пунктам 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России № 558. В настоящее время готовится законопроект, который внесет изменения в Закон № 125-ФЗ и устранит возникшую недоработку. Как разъясняют специалисты Роструда, до принятия этих изменений следует применять сложившуюся систему определения сроков хранения документов согласно перечню, утвержденному приказом Минкультуры России № 558, во избежание каких-либо недоразумений и штрафов и не выделять к уничтожению документы по личному составу.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Назад | |

Классификации систем электронного документооборота

Классификация СЭД возможна в зависимости от специфических задач, определенной «ниши», занимаемой в рамках общей системы документооборота. Особенности таких продуктов обусловлены специфическими концепциями и моделями бизнес-процессов предприятия, что является основой для автоматизации различных областей делопроизводства. В этом случае эксперты выделяют такие группы решений, как системы WorkFlow (технология автоматизации деловых процессов), системы делопроизводства, электронные архивы документов.

системы коллективной обработки документов и комплексные системы управления документами.

Термин WorkFlow характеризует системы, направленные на автоматизацию большого числа бизнес-процессов компании, при этом удельный вес каждого из них невелик. WorkFlow позволяет работать с такими бизнес-процессами, контент которых подвергается постоянным изменениям и дополнениям. Важной особенностью является возможность работы с неструктурированными данными.

Данные системы позволяют строго регламентировать направления до куме нто потока в зависимости от тина документа и значений его реквизитов, автоматически направляя документ определенному исполнителю при возникновении заранее сформулированных условий.

Системы делопроизводства - это автоматизированные системы построения и контроля за выполнением потоков документов в соответствии с представлением заданной логики делопроизводства в программном обеспечении. То есть речь идет о создании документов в потоковом режиме с возможностью слабой или жесткой маршрутизации и отслеживанием жизненного цикла каждого документа. Системы делопроизводства, как правило, ориентированы на отдельные сферы применения: финансы, производство, управление продажами, хотя отчетность, генерируемая ими, пронизывает всю организационную структуру предприятия.

Электронные архивы представляют собой интегрированные в информационную систему предприятия систематизированные каталоги корпоративных документов. Перевод бумажных версий в электронные осуществляется посредством разных методов, в том числе, методов поточного сканирования. Электронные архивы состоят непосредственно из хранилища документов, программного обеспечения, обеспечивающего взаимодействие архива с элементами информационной системы: серверами, приложениями (модульная система), а также верхней надстройки - программного обеспечения, управляющего хранилищем и модульной системой ввода-вывода.

Системы коллективной обработки документов предполагают поддержку совместной работы с документом, включая разработку маршрутов движения документа и описание сценария движения, определения круга лиц, причастных к работе с документом, установку уровня их прав и полномочий.

Комплексные системы синтезируют функции отдельных приложений и подсистем и подразумевают комплексную автоматизацию бизнес-процессов предприятия.

IDC, со своей стороны, предлагает расширенную классификацию СЭД, выделяя в этом секторе системы, ориентированные на автоматизацию бизнес-процессов (business process EDM), корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM), системы управления контентом (Content Management Systems), системы управления информацией (Information Management Systems) - или порталы, системы управления изображениями/образами (Imaging Systems) и системы управления потоками работ (WorkFlow Management Systems).

СЭД, ориентированные на автоматизацию бизнес-процессов (business process EDM), используются для специфических вертикальных и горизонтальных приложений. EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым.

Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM) обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, решения этого класса не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии.

Системы управления контентом (Content Management Systems) обеспечивают создание, доступ и управление контентом, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность требуемой информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между реализуемыми приложениями.

Системы управления информацией (Information Management Systems) или порталы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы).

Системы управления изображениями/образами (Imaging Systems) осуществляют конвертацию отсканированной с бумажных носителей информации и микрофильмов в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей но поиску изображений и др.

Системы управления потоками работ (WorkFlow Management Systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого тина (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Системы управления потоками работ обычно приобретаются как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы).

Предлагаемую классификацию СЭД можно дополнить также системами управления корпоративными электронными записями. Рыночному сегменту ПО управления корпоративными записями уже около 5 лет. Корпоративные записи фиксированы во времени и неизменяемы, являясь свидетельством бизнес-транзакций, различных прав и обязательств и др. Корпоративные пользователи должны сами определить, какое содержимое необходимо сделать корпоративной записью (такое решение требует оценки перспективных потребностей их бизнеса). В число корпоративных решений, требующих сохранения содержимого, входят основные бизнес-системы, включая ERP-системы и бухгалтерские системы, почтовые системы (например, MS Exchange), системы управления отчетами и выводом, системы электронной коммерции, программные средства коллективной работы (системы управления проектами, онлайновой конференц-связи и др.).

Факторы выбора систем электронною документооборота

Требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.

Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).

Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.

Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.

Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.

Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.

Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости - потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.

Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.

Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.

Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.

Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.

Требования к безопасности (шифрование, организация доступа и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.

Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

Российский рынок систем автоматизации делопроизводства

В зависимости от применяемых технологий, аналитики РБК предлагают следующее деление представленных на российском рынке СЭД на группы:

1. Системы западного производства, среды разработок.

2. Российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes.

3. Полностью российские разработки.

В первой группе на российском рынке представлено только три западные системы: Documentum, DOCS Open/DOCSFusion и Lotus Domino.Doc.

Ко второй группе относятся такие решения, как CompanyMedia и OfficeMedia («Интертраст»), БОСС-Референт («АйТи»), «ЗОЛУШКА» (НТЦИРМ), «Эскадо Интерпроком» (ЛАН). Аналитики отмечают популярность на российском рынке продуктов на основе Lotus Domino/Notes.

Все остальные системы, представленные в России, можно отнести к третьей группе, в том числе:

1С:Архив-1С

DocsVision - Digital Design

RBC Docs - РБК СОФТ

IIGIntravert -IIG

IT-Inco - IncoFlow

LanDocs - Ланит

Optima-WorkFlow - Optima

VisualDoc - ЦентрИнвест Софт

Гран Док - Гранит

Дело -ЭОС

ДокМенеджер - СофтИнтегро

Евфрат Cognitive - Technologies

Эффект-Офис ИКК - «Гарант Интернэшнл» Следует отметить, что пока именно российские системы, к которым можно отнести и системы, основанные на Lotus Domino/Notes, контролируют большую часть рынка.

Именно эти программные продукты отвечают особенностям российского документооборота и делопроизводства. Западные системы пока занимают менее 10% российского рынка.

Однако, на сегодняшний день, большинство предприятий используют разрозненные программные средства, функционально направленные на автоматизацию только ряда строго ограниченных задач:

Подготовка документов - Microsoft Word;

Системы машинного перевода - PROMT Translation Office 2000: SmarTool Mail Translator, Dictionary Editor, Electronic Dictionary, WebView, QTrans, Clipboard Translator, Integrator;

Технологии обработки экономической информации на основе табличных процессоров - Microsoft Excel;

Технологии использования систем управления базами данных (СУБД) - Microsoft Access;

Технологии обработки речи: средства речевого управления, средства диктовки, средства идентификации по образу речи - предназначены для распознавания компьютером человеческих слов и выполнения определенных действий - Open Speech, Natural Dialogue System, Dragon Dictate;

Рассмотрим более подробно некоторые из приведенных выше систем электронного документооборота.

Обзор основных систем документооборот, представленных в России

Docs Fusion и Docs Open. Разработчиком этих продуктов является компания Humminubird . Это одна из самых популярных в мире систем, относящихся к классу "электронных архивов". К сожалению, различные поколения и компоненты продукта получили различные названия, и поэтому при ознакомлении с ним возникает определенная путаница. Изначально существовала система Docs Open - клиент-серверное приложение с "толстым" клиентом. Затем был разработан сервер приложений Docs Fusion, позволивший избавиться от необходимости иметь "толстого" клиента, обращающегося напрямую к базе данных. К нему есть два клиента: Windows-клиент PowerDocs и Web-клиент CyberDocs. Перспективной для компании является платформа Docs Fusion. Для простоты мы далее будем называть систему словом Docs, имея в виду Docs Fusion и клиентов - PowerDocs и CyberDocs.

В России Docs Open представлена достаточно давно и уже применяется во многих организациях. Дистрибьютором этого продукта в России является недавно созданная компания HBS. Docs может эффективно применяться и в крупных организациях с большим числом сотрудников (тысячи человек), и в небольших фирмах, где работает иять-шесть человек. Система в первую очередь позиционируется как предназначенная для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т. д.).

Клиент PowerDocs - это Windows-интерфейс, по идеологии построения напоминающий MS Outlook. Пользователь может обращаться к Docs через интерфейс самого MS Outlook и даже в окне Windows Explorer, что позволяет работать с папками Docs как с обычной файловой системой. Клиент PowerDocs позволяет осуществить мобильный доступ с возможностью синхронизации при подключении, в том числе и по медленным линиям. Эта функция также позволяет обеспечить стабильную работу пользователя в режиме неустойчивой работы локальной сети. Клиент CyberDocs обеспечивает практически ту же функциональность, что и PowerDocs, но через Internet-браузер.

В одном комплексе может быть установлено несколько серверов DocsFusion, при этом автоматически реализуется балансировка нагрузки и устойчивость к сбоям (fault tolerance). Это значит, что при сбое одного из серверов пользователи почувствуют лишь некоторое замедление работы системы, а сама система действительно может обеспечить одновременную работу с ней достаточно большого количества пользователей. Для хранения данных системы необходимо использовать Microsoft SQL Server или Oracle. В качестве хранилища для самих документов используется файловая система. Поддерживается механизм иерархического хранения данных HSM.

Система позволяет легко осуществить интеграцию и стыковку с другими прикладными системами как на уровне клиента PowerDocs, так и на уровне сервера. Docs - это открытая платформа, к ней поставляются средства разработки для создания специализированных приложений или интеграции с другими системами.

Продукт не ориентирован на применение в области инженерно-конструкторского документооборота, в нем нет интеграции с системами CAD/САМ. В территориально распределенных организациях могут возникнуть проблемы, так как в системе нет механизмов репликации информации. В ней имеются средства поддержки совместной работы на уровне рабочей группы. Однако для больших организаций этих средств недостаточно.

Documentum. Это система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. В России ее представляет компания "Документум Сервисиз". Documentum - это платформа, в большей степени, чем готовый продукт, предназначенная для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами в распределенных проектных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов.

В продукте предусмотрено все, что нужно крупной организации, - это интегрированная система, позволяющая комплексно решать достаточно широкий спектр задач. Она включает необходимую функциональность для автоматизации деловых процессов: маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление и контроль исполнения. Documentum достаточно масштабируем, вся информация, которая хранится в системе, управляется выделенным серверным компонентом -хранилищем DocBase. Documentum содержит механизмы, позволяющие управлять хранением информации: она поддерживает управление версиями, публикацией, доступом, местонахождением информации и дает возможность осуществлять архивацию. Система может эффективно работать в распределенной архитектуре в территориально разобщенных подразделениях благодаря реализованным механизмам репликации и синхронизации информации, а также централизованного администрирования. Documentum поставляется в нескольких "редакциях", ориентированных на различные задачи: создание порталов, управление знаниями, обеспечение соответствия стандартам/управление качеством, организация В2В (business-to-business) взаимодействия. Важной особенностью для многих отраслей является возможность полного документирования всех событий и жесткого отслеживания выполнения определенных процедур.

Продукт включает в себя средства, позволяющие создавать приложения в среде Documentum, в том числе Web-приложения. Но для разработки приложений для Documentum и интеграции его с другими приложениями можно использовать и внешние средства разработки: продукт построен на современных открытых технологиях. Благодаря такой открытости для его внедрения в существующую информационную среду не потребуется существенных расходов на модификацию инфраструктуры. Documentum отличается мощной поддержкой форматов и средствами автоматической генерации файлов форматов PDF и HTML из любых хранимых данных. Одним из преимуществ использования этого продукта для промышленных предприятий является возможность его интеграции с ERP и CAD/CAM-системами.

Documentum имеет относительно высокую стоимость внедрения за счет того, что является "конструктором", из которого собирается необходимая функциональность, и далек от "коробки", а кроме того, сложен в освоении, что является очевидной оборотной стороной его функциональной полноты. Поэтому оснащение этим продуктом отдельных рабочих групп или организаций с числом сотрудников порядка одного-двух десятков имеет мало смысла, разве что в случае, если предполагаются быстрые темны роста.

Безусловно, Documentum является одним из наиболее мощных продуктов, однако позволить себе такую систему могут только организации, которые очень серьезно относятся к задаче автоматизации документооборота и готовы выделить на нее достаточные финансовые и интеллектуальные ресурсы.

LanDocs. Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера.

Компонент делопроизводства реализован в клиент-серверной архитектуре на базе промышленной СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Программное обеспечение для централизованного управления хранением документов в электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера. В качестве отдельной опции поставляется модуль полнотекстового поиска документов с учетом правил русского языка. Почтовая служба LanDocs сделана так, что сотрудники, у которых установлен специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать со общения-задания и отчитываться по ним, используя стандартный почтовый ящик Microsoft Exchange или Lotus Notes. Продукт открыт для разработчиков - имеется API для встраивания LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков. Компонент сканирования и работы с изображениями имеет достаточно продвинутую функциональность: он позволяет фильтровать изображения, исправлять перекос, возникший после сканирования, распознавать текст.

Система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов.

Microsoft SharePoint Portal Server. Система является электронным архивом с развитыми средствами поддержки совместной работы. Это, пожалуй, первый продукт компании Microsoft, который может претендовать на роль корпоративного. Поддерживает: совместное создание документов, ведение версий документов, изъятие и возврат документов в архив (check-out, check-in). В нем нет Windows-клиента как такового. Для доступа к архиву используется Web-клиент (сторонние разработчики могут дописывать для него свои компоненты) и компонент, инте1рированный в Windows Explorer, что позволяет обращаться к архиву как к набору файлов.

В систему встроены достаточно мощные средства индексации и поиска. Причем поиск может осуществляться как по внутренним хранилищам информации (файлы, интранет-сайты, базы Microsoft Exchange, базы Lotus Notes), так и по внешним (Internet). Система способна индексировать и публиковать документы, которые находятся в файловой системе на серверах локальной сети. В качестве альтернативы документы можно переместить в хранилище самого сервера (которое аналогично хранилищу MS Exchange 2000). Регистрационные данные о документах всегда помещаются в хранилище сервера, при этом нет необходимости в использовании отдельного сервера баз данных.

Система достаточно открыта, к ней можно добавлять различные компоненты. Опора на Web-технологии делает такое расширение технологичным.

Продукт наиболее эффективен в качестве базы информационной и н фра структуры для компаний, которые делают ставку не на иерархическое управление, а на матричную организацию взаимодействия людей и плоскую структуру управления. Для традиционных фирм она может стать звеном в интранет-ин фра структуре для "оживления" последней, так как концепции, заложенные в эту систему, позволяют сделать процесс публикации информации на портале частью каждодневной работы с документами, не требующей особо сложных процедур, ресурсов и организационных усилий.

Optima Workflow. Хотя система и называется Optima Workflow, это больше чем workflow-продукг. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Впрочем, эту работу можно производить и в среде MS Project с использованием всех ее возможностей, так как Optima Workflow позволяет экспортировать данные о ходе работ в эту программу.

Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений.

Тот факт, что Optima Workflov использует в качестве основного хранилища и транспорта Microsoft Exchange, определяет все ее возможности но надежности хранения, защите от сбоев, возможности применения медленных линий связи, синхронизации данных, ограничения доступа к данным. Для регистрации версий документов используется СУБД, к которой осуществляется доступ через ODBC. Как уже указывалось выше при классификации систем, workflow-система удобна для формализации типовых процедур работы с документами в организациях, где такая работа является ежедневной практикой. Так как Optima Workflow в качестве сервера использует Exchange, его легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется по своему прямому предназначению - как почтовый сервер. Не нужно рассчитывать на то, что Optima Workflow позволит вам задействовать Exchange в качестве электронного архива - для этого есть другие продукты, к примеру описанный выше Microsoft SharePoint Portal Server. Optima Workflow хранит документы только в процессе, пока работы, связанные с ним, не завершены.

"БОСС-Референт". Данная система разработана компанией АйТи. Она ориентирована в первую очередь на организации, руководство которых стремится к оптимизации деятельности своих сотрудников и повышению эффективности работы, в том числе и экономической эффективности. "БОСС-Референт" относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы (о них - чуть ниже).

Основное назначение системы "БОСС-Референт" - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность всех сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Система поддерживает российские стандарты делопроизводства, организационное управление, контроль исполнительской дисциплины, отслеживание договоров с внешними организациями, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, предназначенной для работы всех сотрудников организации, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической, в том числе территориально распределенной, структурой в России. Другая отличительная черта системы "БОСС-Референт": в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в "БОСС-Референт" интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

Дополнительные модули системы "БОСС-Референт" включают автоматизацию организации и планирования мероприятий, автоматизацию деятельности бюро пропусков на предприятии, генератор отчетов, факс-сервер.

Система реализована на платформе Lotus Notes. Благодаря этому вдобавок к функциям "БОСС-Референта" пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды Lotus Notes, включая электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и т. д. "БОСС-Референт" является наиболее открытой во всех смыслах системой - она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса.

Компания АйТи разработала несколько методик оценки экономического эффекта внедрения СЭД "БОСС-Референт". На основании таких оценок можно посчитать реальную экономию от перевода в электронный вид процессов согласования, создания, поиска и хранения документов, договоров, использования шаблонов документов, автоматизации процессов контроля исполнения поручений, работы с договорами и т.д. Такие методики, наряду с методиками ТСО (total cost of ownership), применяются при оценке проектов внедрения системы на коммерческих предприятиях.

"Дело". Система "Дело", которая до недавнего времени называлась "Дело-96", является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность у нас в стране. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, унаследованные от советского делопроизводства и принятые в России. Разработчик - компания "Электронные офисные системы" (ЭОС) - взял курс на пересмотр концепции продукта в сторону создания полноценной системы документооборота. Продукт поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем: чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ, к которому "приделываются ноги", то есть обеспечивается его движение. Движение документов (при том, что физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных. Для хранения документов компания ЭОС недавно представила отдельный продукт, интегрированный с системой "Дело", обеспечивающий функции электронного архива. В системе реализован Web-интерфейс, что удобно для организации удаленного доступа и построения интранет-порталов. Система имеет API, позволяющий интегрировать ее с различными приложениями. "Дело" хранит учетные записи средствами промышленной СУБД - Oracle или Microsoft SQL Server; осуществляет полное протоколирование действий пользователей с документами. Последняя версия интегрирована с системой распознавания FineReader для занесения в нее данных с бумажных документов. Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства для подразделений секретариатов, канцелярий, общих отделов.

"Евфрат". "Евфрат" является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Разработан компанией Cognitive Technologies. Компания предлагает спектр продуктов для организаций различного масштаба -от версии для малого офиса до варианта для крупных компаний. В нашем случае речь пойдет о втором варианте, называемом "Евфрат Клиент-сервер", в котором в качестве клиентской части используется "Евфрат-Офис", являющийся самостоятельным продуктом, который может работать независимо от серверного компонента системы.

"Евфрат" построен в парадигме "рабочего стола" с нанками. Документы раскладываются но нанкам, которые могут иметь любую степень вложенности. Собственного хранилища файлов "Евфрат" не имеет - система хранит только ссылки на файлы или на страницы в Internet. Для хранения реквизитов документов используется СУБД собственной разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие уплотнять и архивировать базу данных этой СУБД.

Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра, правда, без форматирования и иллюстраций, что, впрочем, не составляет проблемы, так как документ можно открыть во внешнем "родном" приложении. К сожалению, "Евфрат" не дает возможности отслеживать получение и возврат документов (check-out, check-in) и хранение версий, что может усложнить коллективную работу с документами. Система позволяет описать категории документов и приписать любой из категорий любые реквизиты.

Для ввода информации с бумажных носителей в комплект продукта входит система потокового ввода, основанная на другом продукте компании - системе распознавания текстов Cuneiform. По сути, "Евфрат" представляет собой средство сканирования, распознавания, регистрации документов, присвоения им реквизитов, индексации, полнотекстового поиска, назначения заданий, связанных с документом, и контроля их исполнения. Это недорогое решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы.

Другие системы. В этот раздел отнесены продукты, детальное описание которых было бы во многом повторением сказанного. Однако это не означает, что они в чем-то уступают описанным выше.

Система Company Media разработана российской компанией "Интертраст" на основе Lotus Notes. Содержит широкий набор сервисов, поддерживающих делопроизводство, коллективное создание документов, контроль исполнения, управление договорами, управление проектами, управление персоналом, учет материальных ценностей и др. Сильной стороной является эффективная поддержка территориально распределенных структур управления за счет специальных методов, гарантирующих доставку заданий независимо от качества линий передач. Система может иметь широкое применение в организации - и как база для автоматизации делопроизводства, и как средство поддержки работы сотрудников в организации в целом. Дополнительные сервисы, реализованные в системе, делают ее еще более привлекательной.

Lotus Domino.doc представляет собой приложение для Notes/Domino, написанное самой же компанией Lotus, которое имеет достаточно развитый электронный архив, позволяющий в среде Notes реализовать корпоративное хранилище докумен-тов.Обеспечивает функции хранения версий, контроль изъятия и возврата документов (check-out, check-in). Будучи дополненной компонентом Domino Workflow, помогает реализовать потоки работ. Для организаций, использующих Lotus Notes/Domino, выбор Domino.doc может оказаться оправданным. Продукт стоит недорого в пересчете на рабочее место, при условии что на этих местах уже имеются клиентские лицензии Lotus Notes. Продукт Staffware относится к категории workflow-систем масштаба предприятия. Разработан одноименной компанией hltp://www.staffware.com/, распространяется в России фирмой "Весть-Метатехнология". Это серверная технология для управления потоками работ. Типичными пользователями Staffware (как, впрочем, и любой другой системы workflow) могут стать телекоммуникационные компании, крупные и средние банки, гостиницы, другие организации, изо дня в день выполняющие множество регламентированных типовых операций.

"Эффект-Офис" - продукт петербургской компании "Гарант Интернешнл". При невысокой цене он достаточно функционален - содержит электронный архив, средства описания структуры организации, ограничения доступа но ролевому принципу и маршрутизации документов. Основная функция -электронный архив со средствами поиска информации. Кроме того, он включает в себя средства автоматизации делопроизводства, базирующиеся на технологиях маршрутизации документов контроля исполнения. В продукте реализована собственная электронная почта с поддержкой POP3/SMTP и UUCP. Отличительной чертой являются низкие требования к ресурсам оборудования и ориентация на небольшие организации (до 100-150 сотрудников). В целом "Эффект-Офис" является полноценным решением начального уровня и может быть неплохим выбором в случае, если организация не предъявляет повышенных требований к масштабируемости или имеет ограниченный бюджет на информационные технологии.

Сводная таблица

Здесь приведена сводная таблица свойств различных систем, описанных в этой статье. Такие большие и сложные системы, как системы документооборота, тяжело поддаются классификации. Из множества свойств, которые являются отличительными для таких продуктов, мы попытались выделить наиболее существенные.

Как известно, проблема обмена корреспонденцией между организациями, использующими различные системы электронного документооборота (СЭД), достаточно злободневна. Документооборот между двумя разными организациями и сегодня осуществляется в бумажном виде, что сильно усложняет оперативный обмен служебной информацией. До сих пор этот процесс выглядел следующим образом: документ, созданный в СЭД одной организаций, распечатывался на бумажный носитель, доставлялся курьером или обычной почтой в другую организацию, где он сканировался и вводился в новую СЭД. С учетом того, что внутри каждой из этих организаций действует своя система автоматизации документооборота, каждое изменение документа, предназначенного для внешнего обращения, подвергается вышеописанной процедуре неоднократно.

Принятие закона об электронно-цифровой подписи отчасти решило эту проблему, законодательно разрешив безбумажный обмен документами между независимыми организациями. Однако отсутствие единого стандарта электронного обмена корреспонденцией являлось серьезным препятствием для практической реализации этой возможности. Особенно серьезно эта проблема встает при реализации федеральной целевой программы "Электронная Россия", одной из задач которой является объединение государственных органов власти единой системой электронного документооборота.

Появление нового XML-формата, одним из наиболее перспективных вариантов применения которого является переход на единую систему электронного документооборота, позволит существенно повысить эффективность контактов организаций со своими партнерами, удаленными филиалами, государственными органами и другими внешними организациями.

В середине марта 2002 года компания АйТи первой среди компаний-производителей систем электронного документооборота объявила о завершении разработки решения, которое позволит объединять в единое информационное пространство системы электронного документооборота, построенные на различных платформах и использующие различные форматы данных.

К созданию этого решения специалистов компании подтолкнуло стремление организовать взаимодействие своего продукта - широко используемой системы "БОСС-Референт", построенной на платформе Lotus Domino/Notes, с другими системами электронного документооборота. С этой целью в системе "БОСС-Референт" реализован XML-шлюз, разработанный с учетом рекомендаций действующих ГОСТов и инструкций в области документационного обеспечения управления.

Эффективность внедрения систем элек! ройного документооборота

Согласно общему определению, будем рассматривать эффективность как достигаемый результат деятельности, отнесенный к затратам на его достижение.

Эффективность = Результат/Затраты.

Как видно из данного определения, повышать эффективность деятельности организации можно по меньшей мере двумя путями: сокращая затраты и/или увеличивая результат. Хорошие системы электронного документооборота позволяют реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение таких систем дает организации возможность меньше тратить и больше зарабатывать. Рассмотрим, в первую очередь, факторы, способствующие снижению затрат:

Фактор I - Сокращение затрат на бумажные документы.

Фактор 2 - Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников.

Фактор 3 - Ускорение информационных потоков.

Фактор 4 - Изменение корпоративной культуры.

Для оценки возможного экономического эффекта от внедрения системы электронного документооборота необходимо знать, какое время сотрудники организации тратят на выполнение рутинных, непроизводительных операций над документами. Согласно оценкам западных консалтинговых компаний, доля таких операций может составлять до 20-30 % всего рабочего времени. Каждый, кто хоть раз пытался согласовать какой-либо документ в российских бюрократических организациях, знает, что на это может уйти и 60 и 70 % рабочего времени. Достаточно точное представление о таких затратах можно получить, проведя исследование существующего документооборота и измерив соответствующие показатели. Электронная цифровая подпись

До сих пор достаточно актуальна проблема правового режима электронной копии документа. Техническое решение этой проблемы существует - любые данные, представленные в электронной форме, могут быть зашифрованы и снабжены электронной цифровой подписью.

В отличие от рукописной подписи, электронная цифровая подпись (ЭЦП) имеет не физическую, а логическую природу - это просто последовательность символов (можно сказать, кодов), которая позволяет однозначно связать автора документа, содержание документа и владельца ЭЦП. Использование электронной подписи имеет характерные недостатки -необходимо специальное техническое (средства криптографии, передачи данных и т.п.), организационное и правовое обеспечение.

Чтобы последовательность символов, представляющих сообщение, могла однозначно идентифицировать ее автора, необходимо, чтобы она обладала уникальными признаками, известными только отправителю и получателю сообщения. Это достигается применением средств шифрования (более общий термин - криптография). Если обе стороны используют один и тот же метод шифрования сообщений, известный только им, то мы можем говорить о том, что они общаются в защищенном канале.

Метод шифрования - это формальный алгоритм, описывающий порядок преобразования исходного сообщения в результирующее.

Ключ шифрования - это набор параметров (данных), необходимых для применения метода.

В состав ЭЦП можно включить специальные данные, характеризующие само сообщение, чтобы исключить возможность внесения в него изменений в канале связи (любой вид транспортировки). Для этого используется понятие дайджеста сообщения.

Дайджест сообщения - это уникальная последовательность символов, однозначно соответствующая содержанию сообщения. Обычно дайджест имеет фиксированный размер, например 128 или 168 бит, который не зависит от длины самого сообщения. Дайджест вставляется в состав ЭЦП вместе со сведениями об авторе и шифруется вместе с ними.

Однако такой механизм нельзя считать удовлетворительным, поскольку в нем нет однозначного соответствия между текстом сообщения и величиной контрольной суммы. Можно предложить алгоритм, который позволит но известной контрольной сумме создать новое сообщение, отличное от исходного, но имеющее ту же контрольную сумму.

Современной математике известны специальные функции, не обладающие свойством обратимости. Они позволяют из одной последовательности чисел (из одного сообщения) получить другую последовательность (другое сообщение) таким образом, что обратное преобразование невозможно. Такие функции, используемые в криптографии, называют хэш-функциями.

Похожий метод используется и для аутентификации документов средствами ЭЦП. Исходное сообщение обрабатывается хэш-функцией, после чего образуется некий хэш-код. Он так же уникален для данного сообщения, как отпечатки пальцев уникальны для человека. Это и есть дайджест сообщения. Его нередко называют отпечатком, или оттиском, по аналогии с отпечатками пальцев. Его также иногда называют электронной печатью, или штампом. Дайджест сообщения присоединяется к электронной подписи и далее является ее составной частью.

Принимающая сторона расшифровывает сообщение, проверяет электронную подпись с помощью своей половины ключа, затем обрабатывает сообщение той же хэш-функцией, что и отправитель, после чего сличает полученный дайджест с тем, который содержался в подписи. Если дайджесты совпали, значит, сообщение не подвергалось изменениям в канале связи.

Лекция 04: «ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ИХ КЛАССИФИКАЦИИ»

Определение:

Система в общем смысле - совокупность сильно связанных объектов, обладающая свойствами организации, связности, целостности и членимости.

Свойства системы:

Связи между элементами в системе превосходят по силе связи этих элементов с элементами, не входящими в систему. Это свойство позволяет выделить систему из среды;

Для любой системы характерно существование интегративных качеств (свойство эмерджентности), которые присущи системе в целом, но не свойственны ни одному её элементу в отдельности: систему нельзя сводить к простой совокупности элементов;

Система всегда имеет цели, для которых она функционирует и существует.

Одной из характерных тенденций развития общества в настоящее время является появление больших чрезвычайно сложных систем (крупные автоматизированные, технологические, энергетические, гидротехнические, информационные и другие комплексы). С другой стороны стремление познать мир обитания человечества как сложную многофункциональную систему стало реальностью сегодняшнего дня. Все это привело к необходимости определить понятие сложной системы, разработать методические принципы её исследования, управления и проектирования.

В настоящее время однозначного, чёткого определения сложной системы нет. Известны различные подходы и предложены различные формальные признаки её определения. Так, одни учёные предлагают относить к сложным системы, имеющие 104-107 элементов. К ультросложным - системы, состоящие из 107-1030 элементов; и к суперсистемам – системы из 1030-10200 элементов. Такой подход имеет тот недостаток, что данное определение сложности является относительным, а не абсолютным. Другие предлагают к сложным относить системы, описываемые на языке теоретико-вероятностных методов (мозг, экономика, форма и т.п.).

Еще пару лет назад даже профессионалы говорили о системах электронного документооборота как о "светлом будущем". Но жизнь оказалась стремительнее наших представлений. Системы электронного документооборота уже активно применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, и, что самое главное, интерес к ним непрерывно растет. В данной статье сделан краткий обзор основных систем электронного документооборота, представленных в России, и введены базовые понятия, позволяющие приблизиться к решению по выбору системы документооборота, наилучшим образом подходящей именно для вашей организации. Сразу оговоримся: статья не претендует на полноту изложения возможностей программных продуктов (при необходимости с ними можно ознакомиться, обратившись за материалами к поставщикам) - внимание сфокусировано на их концептуальных особенностях, позволяющих осуществить правильный выбор продукта (системы).

В обзор включены 12 различных систем, представленных на российском рынке. Для того, чтобы их описание не казалось разрозненным набором фактов, в начале статьи приведены примененные принципы классификации систем - без такой "шкалы" изучение предмета этой статьи, сложного и многогранного, было бы невозможно. Для описания контекста, в котором используются эти системы, обозначена причина появления электронного документооборота, приведены некоторые базовые понятия, указаны основные задачи, решаемые системами. В качестве "ключа" к осуществлению выбора приведены основные факторы, влияющие на решение о выборе системы, упомянуты основные проблемы внедрения.

Почему данная статья появилась в разделе статей "Все о сканерах"? Как вы сможете убедиться в ходе прочтения данной статьи, любая система документооборота лишена смысла без блока ввода данных. Т.к. именно данные - это та сущность, которая вводится в систему, обрабатывается, преобразуется на каждом этапе системы и, в конечном счете, приводит к образованию новых формализованных данных, которые, в свою очередь, определяют дальнейшее поведение системы.

Способов ввода данных в Систему электронного документооборота может быть несколько: это могу быть данные из других систем, прикладных приложений, электронной почты и т.п., но прежде всего - это данные с бумажных носителей, которые вводятся в СЭД посредством сканирования оригинала документа и последующей его обработки. По-этому документные сканеры и специализированное программное обеспечение для сканирования - в комплексе являются неотъемлемой, а зачастую - первичной частью систем электронного документооборота.

См. представленную выше схему. В конкретных реализациях некоторые компоненты могут отсутствовать или, наоборот, присутствовать в нескольких экземплярах.

• Зачем нужны системы электронного документооборота
• Какую цель ставит перед собой организация, переходящая на электронный документооборот?
• Эффективность = Результат/Затраты
• Базовые понятия и терминология
• Основные задачи, решаемые системами документооборота
• Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы
• Проблемы внедрения системы документооборота
• Общая классификация систем документооборота
• Обзор некоторых систем документооборота, представленных в России
• Внешний электронный документооборот

В любой организации документооборот либо есть, либо его нет. Если организация может существовать в условиях неформального управления ("начальник сказал - сделали"), то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Если же вводится определенный формализм в управлении компанией и в организации всевозможных деловых процессов (или, по-другому, "бизнес-процессов"), то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документационную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма, чтобы потом можно было найти концы, и т. д.). В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда надобность в них отпадает, они обнаруживаются на своем обычном месте. Или руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы сотрудника, непосредственно отвечающего за его выполнение. Ситуации, знакомые практически всем.
Очевидно, что, наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения.
Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать. Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, что сегодня выглядит уже как "каменный век", либо внедрить электронную систему. Обычно выбор делается однозначно в пользу второго пути - вопрос только в том, какую систему выбрать.

В первую очередь руководство волнует вопрос об экономической эффективности использования систем электронного документооборота. На этапе принятия решения о выборе и внедрении системы электронного документооборота от представителя заказчика порой приходится слышать примерно такие рассуждения: "А зачем вообще надо внедрять системы электронного документооборота?"; "Какой экономический эффект даст внедрение СЭД?"; "Сотни лет люди работают с бумагой. Почему бы и нам не работать также?"; "Внедрение информационных систем вообще и электронного документооборота в частности требует серьNзных капиталовложений. Лучше мы потратим эти деньги на модернизацию основных производственных фондов"... Иногда похожие рассуждения преподносятся в несколько провокационной форме: "Мол, я догадываюсь, что внедрение системы электронного документоотборота - это модно, перспективно, современно и даже выгодно. Но вы убедите меня в этом!".
Говоря о различных факторах повышения эффективности деятельности организации при внедрении системы электронного документооборота, необходимо, прежде всего, договориться о том, как определяется та самая эффективность. Согласно общему определению, будем рассматривать эффективность как достигаемый результат деятельности, отнесенный к затратам на его достижение.

Как видно из данного определения, повышать эффективность деятельности организации можно по меньшей мере двумя путями: сокращая затраты и/или увеличивая результат. Хорошие системы электронного документооборота позволяют реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение таких систем дает организации возможность меньше тратить и больше зарабатывать . Рассмотрим, в первую очередь, факторы, способствующие снижению затрат:
Фактор 1 - Сокращение затрат на бумажные документы
Фактор 2 - Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников
Фактор 3 - Ускорение информационных потоков
Фактор 4 - Изменение корпоративной культуры
Для оценки возможного экономического эффекта от внедрения системы электронного документооборота необходимо знать, какое время сотрудники организации тратят на выполнение рутинных, непроизводительных операций над документами. Согласно оценкам западных консалтинговых компаний, доля таких операций может составлять до 20-30% всего рабочего времени. Каждый, кто хоть раз пытался согласовать какой-либо документ в российских бюрократических организациях, знает, что на это может уйти и 60 и 70% рабочего времени. Достаточно точное представление о таких затратах можно получить, проведя исследование существующего документооборота и измерив соответствующие показатели.

Аналогично тому, как бит является единицей информации в кибернетике, документ является единицей информации в системах документооборота. Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение тех бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение. В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов - есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы.
Любой документ в системе документооборота снабжается "карточкой", подобной библиотечной. Обычно конкретный набор полей в такой карточке привязан к типу документа. Хранилище системы электронного документооборота можно представить себе в виде базы данных, содержащей информацию полей карточек и некоторого хранилища для самих документов.
Обычно путают два термина: "делопроизводство" и "документооборот". Часто можно услышать фразу: "Это не система документооборота, а система делопроизводства" или наоборот. Делопроизводство - это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально предназначены для поддержки именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота. С другой стороны, свод правил делопроизводства, который принят в России, довольно обширен, и настройка системы документооборота на эти правила - задача нетривиальная.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

• обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
• поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
• протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).
• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
• исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
• Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

• Требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.
• Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).
• Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.
• Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.
• Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.
• Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.
• Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости - потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.
• Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.
• Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.
• Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.
• Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.
• Требования к безопасности (шифрование, организация доступа и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.
• Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них.

• Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.
• Фактор директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
• Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.
• Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).
• Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

Кроме этих, существуют специфические для определенных типов организаций проблемы, их детальный анализ может стать предметом отдельной статьи.

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

• Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д.
• Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.
• Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.
• Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в интранет, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.
• Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной.)

Как известно, проблема обмена корреспонденцией между организациями, использующими различные системы электронного документооборота (СЭД), достаточно злободневна. Документооборот между двумя разными организациями и сегодня осуществляется в бумажном виде, что сильно усложняет оперативный обмен служебной информацией. До сих пор этот процесс выглядел следующим образом: документ, созданный в СЭД одной организаций, распечатывался на бумажный носитель, доставлялся курьером или обычной почтой в другую организацию, где он сканировался и вводился в новую СЭД. С учетом того, что внутри каждой из этих организаций действует своя система автоматизации документооборота, каждое изменение документа, предназначенного для внешнего обращения, подвергается вышеописанной процедуре неоднократно.

Принятие закона об электронно-цифровой подписи отчасти решило эту проблему, законодательно разрешив безбумажный обмен документами между независимыми организациями. Однако отсутствие единого стандарта электронного обмена корреспонденцией являлось серьезным препятствием для практической реализации этой возможности. Особенно серьезно эта проблема встает при реализации федеральной целевой программы "Электронная Россия", одной из задач которой является объединение государственных органов власти единой системой электронного документооборота.

Появление нового XML-формата, одним из наиболее перспективных вариантов применения которого является переход на единую систему электронного документооборота, позволит существенно повысить эффективность контактов организаций со своими партнерами, удаленными филиалами, государственными органами и другими внешними организациями.

В середине марта 2002 года компания АйТи первой среди компаний-производителей систем электронного документооборота объявила о завершении разработки решения, которое позволит объединять в единое информационное пространство системы электронного документооборота, построенные на различных платформах и использующие различные форматы данных.

К созданию этого решения специалистов компании подтолкнуло стремление организовать взаимодействие своего продукта - широко используемой системы "БОСС-Референт" , построенной на платформе Lotus Domino/Notes, с другими системами электронного документооборота. С этой целью в системе "БОСС-Референт" реализован XML-шлюз, разработанный с учетом рекомендаций действующих ГОСТов и инструкций в области документационного обеспечения управления.

Выбор системы документооборота - это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения. Если это государственное учреждение, то надо перенести акцент на полноту учета задач, решаемых организацией, особенности этих задач, связанные со спецификой ее деятельности. В общем, при выборе системы документооборота нужно учитывать множество факторов, которые на первый взгляд могут не иметь отношения к предмету. Приведенный выше обзор поможет вам выработать первоначальную гипотезу о том, какие системы могут вам подойти.

Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.

Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера. В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.

Документооборот на предприятии

Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

Схема документооборота

Схема документооборота

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Документооборот – движение документов в организации с момента их получения или издания до завершения исполнения или отправки.

Различают три основных потока документации:

– документы, поступающие из других организаций (входящие);

– документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

–документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документооборот является составной частью ДОУ, цель которого -информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документационное обеспечение которых как процесс включает три составляющие: информационную поддержку решений, то есть обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением. Основными составляющими этого процесса являются: получение исходной информации, постановка цели (задачи), поиск необходимой информации (справочная работа), выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату), контроль за исполнением решения. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период (год, квартал, месяц, день). Рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность. Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути. Наиболее простой форме движения потоков документов соответствует линейное расположение структурных подразделений. Принцип непрерывности в документообороте - это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Этот принцип несовместим с «залеживанием» документов, их скоплением в одной инстанции. Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов. Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное выполнение отдельных операций значительно ускоряет как документооборот, так и исполнение документа в целом. Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную равномерную загрузку каналов движения документов. Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях – направлении, распределении, согласовании, подписании и др. – необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников. Значительное влияние на документооборот оказывают существующая структура и функции учреждения, формы и методы управленческой деятельности. Поэтому оперативному прохождению и исполнению документов, помимо чисто делопроизводственных причин, препятствуют организационные недостатки, отсутствие четкого разграничения обязанностей между должностными лицами, недостаточная определенность функций некоторых учреждений и их отдельных структурных подразделений.

Масштабы управления на основе научно-технического прогресса требуют механизации делопроизводства на всех его этапах. Механизация делопроизводственных процессов заключается в применении технических средств для выполнения операций по документированию и обработке документов. Электронная техника стала реальной необходимостью при решении задач документационного обеспечения управления предприятием. В эпоху компьютеров традиционное определение документа нуждается в уточнении, так как в настоящее время документами могут быть сообщения, полученные по электронной почте, звуковые файлы, видеофильмы. Поэтому документу можно дать следующее определение: документ – это совокупность информации, доступная человеческому восприятию . Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Несмотря на бурное развитие электронных документов, специалисты считают, что ряд организационных и технических трудностей не позволит им в обозримом будущем полностью заменить и исключить из обращения традиционные документы.

Вопросы для обсуждения

1 Из каких разделов состоит контрольная картотека?

2 Какие сроки исполнения документов Вы знаете?

3 Какое должностное лицо снимает документ с контроля?

4 Что является объектом контроля исполнения документов?

5 Из каких элементов состоит регистрационный индекс документа?

6 Оформите на документах реквизит «отметка о контроле».

7 С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документа?

8 Каков порядок продления срока исполнения документа?

9 В чем заключается цель документооборота?

10 Какие документы позволяют осуществить анализ и совершенствование документооборота?

11 Что такое документооборот?

12 Охарактеризуйте понятие «Номенклатура дел».

13 Охарактеризуйте понятие «Дело».

14 Что такое регистрация документов?

15 Укажите основные стадии делопроизводства.

16 Назовите этапы работы с документами, характерные для документооборота.

17 Что включает в себя понятие «Формирование дел»?

18 Кто осуществляет предварительное рассмотрение документов?

19 По какому принципу происходит отбор документов на хранение или уничтожение?

20 По каким признакам строятся номенклатуры дел?

21 Дайте определение экспертизы ценности документов.

22 В чем заключаются задачи экспертизы документов?

23 Какие виды номенклатур дел разрабатываются учреждениями?

24 На какие группы можно разбить сроки хранения документов, устанавливаемые перечнями?

25 Какие требования необходимо соблюдать при переплете или подшивке дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу?

26 Как осуществляется нумерация листов в деле?

27 Какие данные указываются на титульном листе описи постоянного хранения?